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Toggl – Ferramenta de gestão de tempo

[ads1]Fazer a gestão de projetos e micro projetos não é tarefa simples e para quem trabalha em Marketing Digital, então o trabalho tem de ser ao minuto e super controlado para não existirem distrações nem fugir do nosso foco. No meu caso que trabalho com clientes e também tenho projetos próprios online tenho de fazer uma gestão do meu tempo e conseguir ter processos de trabalho(alguns automatizados), para que no final do dia consiga sentir que produzi aquilo que planeado.

Um dos grandes problemas de quem trabalha online e tem vários projetos para fazer crescer, é a ferramentas de gestão de tarefas! Sim, é mesmo um grande problema e que afeta toda a gente que trabalha online. É muito, mas mesmo muito fácil, “perdermo-nos” com alguma informação que nos chegou, seja:

  • Via email
  • Facebook
  • Skype
  • SMS
  • Twitter
  • E outros mais…

Quem é que nunca se “perdeu” no Youtube a ver vídeos? Por vezes vamos lá parar para pesquisar um tutorial e quando damos conta já andamos a ver outros vídeos de outras áreas e até assuntos… E o pior disto é que perdemos tempo dos nossos objetivos e o foco. Depois para recuperar, parece que fica mais difícil, dá a sensação que o cérebro não reage da mesma forma.

No entanto, há imensas ferramentas de gestão de tarefas na web que podemos utilizar para que assim não fique tudo controlado, ou pelo menos tentamos!

Portanto, para todos aqueles que têm projetos online a produtividade é um fator muito importante e diria até que provavelmente será o fator que diferencia de quem tem sucesso ou não no mundo online.

Trabalha com clientes?

Para quem trabalha com marketing digital e tem uma carteira de clientes, então vou recomendar para você uma ferramenta que eu utilizo e que recomendo. Já não consigo trabalhar sem esta ferramenta! Simplesmente fantástica e principalmente consigo perceber se estou a ganhar dinheiro ou não com determinados clientes. Ou seja, o tempo de trabalho, versus o que ganho se compensa ou não estar com esse cliente.

Ferramenta de trabalho e análise

Sem mais demoras, a ferramenta que eu utilizo diariamente para fazer a gestão do meu tempo, versus o valor por hora é Toggl. Esta ferramenta web e também para mobile ajuda-nos de forma simples a: medir o tempo a que dedicamos a cada tarefa, projeto e cliente.

Mais ainda, se estipularmos um valor por hora de cada projeto e cliente, a ferramenta Toggl dá-nos todos os valores em gráficos muito simples de interpretar como podem ver na imagem em baixo.

screenshot-website-2

Exemplo prático para utilizar a ferramenta Toggl

Vou explicar um pouco como é que eu utilizo o Toggl nos meus projetos online. Primeiro de tudo eu fiz o Upgrade da conta gratuita para a conta PRO, mas isso já vou falar mais abaixo aqui no artigo.

A primeira coisa que faço é abrir um novo projeto para cada cliente e logo aí coloco o valor de cada hora que vou cobrar a esse mesmo cliente e agendo já várias tarefas. Imagem que dei um orçamento mensal para um cliente, de X euros/reais e faço uma estimativa de horas por dia/semana. Então, sempre que eu fizer alguma coisa para esse cliente ativo um contador de tempo que a ferramenta Toggl disponibiliza.

Vídeo de relatórios da Toggl

Se eu estiver a fazer Link Building, ligo esse contador de tempo desse cliente no Toggl e só paro o contador quando eu finalizar essa tarefa. Depois o resultado ao final do dia/semana/mês está todo contabilizado com o número de horas que trabalhei para esse cliente e o respetivo valor! E depois até posso dar esse relatório ao cliente para ele perceber o que fiz ao longo do mês.

Na imagem em baixo, podem ver todo o relatório que o Toggl disponibiliza. Esta imagem foi retirada da minha conta PRO que em baixo vou explicar algumas das vantagens em relação à versão FREE.

Toggl tempo versus valor hora

Diferenças da versão Free e a versão Pro

Toggle preços

Na minha opinião a versão Free já está bastante completa para quem pretender apenas controlar o tempo gasto em diversos projetos. Eu próprio comecei por utilizar a versão gratuita durante algum tempo.

Mas depois, percebi que tinha de comprar a versão Pro porque seria necessário controlar o tempo de trabalho por cada cliente e principalmente colocar o valor por hora. Assim consegui controlar o tempo e valor gasto por cada cliente.

Outra possibilidade que só está disponível na versão Pro é a partilha de relatórios com o próprio cliente. Desta forma comecei  a trabalhar de forma mais transparente e senti mais confiança no meu trabalho dos clientes.

Como podem ver na imagem, na tabela comparativa de preços coloquei algumas diferenças entre a versão Free e a Pro que na minha opinião foram fundamentais para fazer o Upgrade de conta.

Em baixo deixo um vídeo onde podem ver como funciona a questão de controlarmos o tempo por cada cliente/projeto:

Trabalhar com a ferramenta Toggl é muito simples e fácil

Basta criar um cliente dentro do painel do Toggl, desde que tenha mais de um projeto/cliente. Por cada cliente pode criar projetos. Por exemplo, para um cliente eu trabalho vários sites e então crio vários projetos por cliente. De seguida crio as várias tarefas.

Por fim, quando eu começo a trabalhar um projeto, escolho a tarefa e ativo o relógio. A partir daqui o tempo começa  a contar… Quando essa tarefa estiver pronta eu paro o relógio e fica pronto!

Se conseguir integrar esta rotina na sua vida quotidiana do seu trabalho, a partir daqui tem todo o controlo do tempo gasto no trabalho. Vai ficar a saber quanto tempo gasta em cada tarefa. Pode afinar o tempo e orçamento de projetos mas principalmente, sabe o tempo exato que  gasta com cada cliente.

Tudo isto de forma gratuita(versão Free) ou por apenas 5 dólares p/mês + impostos.

Mesmo para quem não trabalha com clientes, pode perfeitamente utilizar esta ferramenta que de certeza vai ajudar e muito na perceção do tempo gasto em cada projeto/site/blog. Sempre com o objetivo de ir afinando as tarefas para se tornarem mais rápidas e assim conseguir obter os melhores resultados.[ads2]

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Miguel Brandão
Miguel Brandão
Sou Miguel Brandão tenho formação académica em Marketing, Publicidade e R.P. frequentei durante 2 anos a licenciatura em Sistemas de Informação e Multimédia. Fui também estudante durante 1 semestre lectivo na Universidade de Salamanca (Espanha). Desde 2004 que trabalho Online para clientes e projetos próprios. Atualmente sou CEO da SEOlabs.pt com serviços de SEO. Sou responsável de diversos sites e blogs de diversos nichos em Portugal, Espanha, Brasil, Colômbia e Peru.